Penulisan Alamat Surat Yang Benar merupakan hal sederhana yang biasa dilakukan. Tapi apakah kamu tahu bahwa untuk menulis surat resmi, beberapa hal perlu diperhatikan agar legalitasnya menjadi kuat? Berikut penjelasannya.
Jangan Asal, Menulis Surat Resmi Memiliki Aturan
Terdapat beberapa aturan
yang berlaku dalam menulis surat resmi yang baik dan benar. Mulai dari kepala
surat, kop surat, nomer surat, lampiran, dan sebagainya. Hal ini perlu
diperhatikan dengan benar agar legalitas surat menjadi kuat.
Selain itu, akan menjadi
memalukan apabila kamu mewakili suatu instansi dan surat yang kamu tuliskan
salah. Jadi, pastikan betul bahwa surat yang kamu kirimkan sudah sesuai dengan
standar aturan penulisan surat yang ada.
Penulisan Alamat Surat Yang Benar
Ada beberapa bagian
penting yang harus diperhatikan saat menulis surat. Kamu harus mengetahui jenis
surat yang kamu tulis, cara menulis nama penerima surat, cara menulis alamat
surat, dan pola surat yang akan kamu tulis terlebih dahulu. Berikut ini adalah
panduan Penulisan Alamat Surat Yang Benar adalah sebagai berikut:
Jenis-Jenis Surat
Bentuk surat itu beragam.
Untuk itulah, kamu harus mengetahui setiap jenis surat agar kamu dapat memahami
perbedaannya sebelum memutuskan untuk menulis. Bentuk-bentuk surat tersebut
adalah sebagai berikut:
- Surat Pribadi: jenis surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan pribadi sehingga bahasanya pun tidak perlu baku.
- Surat Dinas: jenis surat resmi yang dibuat serta dikeluarkan oleh instansi ataupun lembaga pemerintah dengan tujuan untuk berbagai keperluan dinas.
- Surat Niaga: jenis surat yang dibuat oleh perusahaan maupun perorangan untuk tujuan bisnis ataupun perdagangan.
- Surat Resmi: jenis surat yang dibuat serta digunakan untuk kepentingan yang sifatnya resmi. Penulisan surat resmi bisa dilakukan oleh instansi, perseorangan, lembaga, maupun organisasi.
Nah, untuk menulis surat
yang sifatnya resmi, kamu harus memperhatikan tata cara penulisannya.
Penulisan Nama Penerima Surat
Hal pertama yang akan
kamu tuliskan dalam surat tentunya adalah nama penerima sebelum dilanjutkan
dengan alamat tujuan. Supaya kamu tidak bingung, berikut pembahasan lengkap
mengenai penulisan nama surat:
- Pastikan bahwa sebelum alamat, suratmu diawali dengan kata “Yth” diikuti dengan tanda titik. Bisa juga dengan menuliskan kata “Yang terhormat” tanpa diikuti tanda titik.
- Sebelum pencantuman nama orang yang dituju, penulis surat hendaknya menuliskan sapaan berupa Ibu, Bapak, Saudara, atau singkatan (Bpk, Ibu, Sdr).
- Apabila nama orang yang dituju memiliki gelar akademik di depannya, maka kamu tidak perlu menambahkan kata sapaan seperti Bapak, Ibu, ataupun Saudara. Gelar tersebut (Dr, dr, Ir, dan sebagainya) dapat menjadi kata sapaan pengganti. Hal ini juga berlaku pada penerima surat yang mempunyai pangkat lain seperti sersan, kapten, dan lain-lain.
Penulisan Alamat Surat
Hal berikutnya yang akan
kamu tuliskan dalam surat adalah tujuan alamat di mana surat akan dikirimkan.
Berikut ketentuannya:
- Kamu dapat menulis alamat tujuan pada sisi sebelah kiri surat dengan jarak tengah antara halaman surat dan salam pembuka. Penulisan di sisi sebelah kiri lebih menguntungkan ketimbang sisi sebelah kanan. Hal ini dikarenakan alamat yang panjang sekalipun dapat dituliskan tanpa dipenggal.
- Penulisan alamat surat yang benar tidak diawali dengan kata “Kepada” sebab kata tersebut memiliki fungsi sebagai penghubung intra kalimat yang menyatakan arah. Hal ini juga berlaku pada penulisan alamat pengirim ya. Jadi, kamu tidak perlu menambahkan kata “Dari” karena kata tersebut merupakan penghubung intra kalimat yang menyatakan asal.
- Perlu diperhatikan bahwa penulisan kata “Jalan” tidak boleh disingkat. Setelah alamat ditulis dengan jelas, lengkapi pula dengan nomer serta kode pos dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Selanjutnya diikuti dengan nama kota serta provinsi yang juga ditulis dengan huruf kapital pada awal kata. Tak perlu tanda baca apapun termasuk garis bawah.
- Apabila kamu ingin mengirimkan surat pada suatu instansi dan nama penerima tidak diketahui persis, maka kamu dapat menggunakan nama tujuan yang umum seperti kata “Pimpinan”, “Kepala”, dan sebagainya.
- Pada alamat surat yang dituju seringkali menggunakan singkatan “u.p.” yang berarti untuk perhatian. Bentuk singkatan ini digunakan pada bagian depan nama instansi apabila masalah surat dipandang cukup diselesaikan oleh pejabat yang tercantum. Biasanya penambahan tanda ini menunjukkan bahwa tidak diperlukan penentuan kebijaksanaan langsung dari pemimpin instansi tersebut.
Mengetahui Pola Surat
Jika kamu sudah
mengetahui tata cara penulisan nama dan alamat surat, selanjutnya kamu akan
masuk dalam penulisan isi surat.
Untuk menulis isi surat,
kamu harus terlebih dahulu mengetahui pola surat yang ada. Fungsinya agar kamu
mengetahui susunan dan letak penulisan surat tersebut.
Berikut hal yang harus kamu pahami:
- Surat Lurus Penuh (Full Block Style): bentuk penulisan yang semuanya dimulai dari sebelah kiri baik tanggal, lampiran, hingga kata penutup.
- Surat Lurus (Block Style): tidak jauh berbeda dengan surat lurus penuh. Perbedaannya hanya pada penempatan nama jelas, tanggal, nama jabatan, nama instansi, serta salam penutup.
- Surat Setengah Lurus (Semi Block Style): memiliki posisi menjorok ke dalam pada setiap alinea baru. Bentuk ini banyak diterapkan pada surat resmi perusahaan.
- Surat Lekuk (Indented Style): penulisan alamat surat yang tidak rata atau memiliki bentuk seperti tangga. Pada surat lekuk, penulisan pada setiap alinea baru dimulai agak menjorok ke dalam paragraf.
- Surat Menggantung (Hanging Paragraph): penulisan alamat dengan paragraf yang menggunakan rata kiri dengan baris setelahnya agak menjorok ke dalam paragraf.
- Surat Resmi Indonesia Lama: penulisan surat dengan format alamat surat yang diketik pada sisi kanan di bawah tanggal surat.
- Surat Resmi Indonesia Baru: kombinasi dari bentuk setengah lurus dengan bentuk resmi Indonesia lama. Salam penutup ada di sisi kanan sejajar dengan penulisan tembusan.
Contoh Penulisan Surat Resmi
Sekarang, kamu sudah
memahami konsep dari penulisan surat resmi. Agar lebih dapat dipahami, berikut
contoh penulisan surat resmi yang dapat kamu ikuti.
Ir. Sony Mochtar, M. Si.
Direktur PT Sumber
Sentosa
Jalan Ahmad Yani No. 73
Surabaya 60234
Kepala Departemen
Pemasaran
PT Karya Renovasi
Gemilang
Jalan Jendral Sudirman
109
Jakarta Selatan 12190
Mari Belajar Penulisan Alamat Surat yang Benar
Saatnya kamu memahami Penulisan
Alamat Surat Yang Benar. Pasalnya, selain memperkuat legalitas surat, penulisan
surat yang tepat juga dapat menggambarkan profesionalisme kamu dalam
berkomunikasi.
Jadi, sudahkah kamu
menulis surat resmi dengan pedoman di atas? Cek kembali cara menulis surat yang
kamu lakukan sebelum mengirimkannya.
